Assistant administratif et financier (H/F)
Rattachement :
Développement urbain / Urbanisme
Description du poste
Filière :
Administrative
Grade :
Rédacteur ; Adjoint administratif ; Adjoint administratif principal de 2ème classe ; Adjoint administratif principal de 1ère classe
Catégorie du poste :
B ; C
Type d'offre :
Vacance de poste
Temps de travail :
temps complet
A compter du :
dès que possible
Mode de recrutement :
Statutaire ou à défaut contractuel
Missions
Au sein de la Direction Générale Adjointe Développement Urbain, le Pôle Urbanisme est organisé en 3 services : projets urbains, suivi réglementaire, stratégie foncière. Appuyé par une cellule de gestion, le Pôle Urbanisme met en œuvre les politiques de développement urbain et de gestion du droit des sols portées par la Ville de Metz. La conduite de l'ensemble des projets menés par le Pôle Urbanisme mobilise des compétences très larges et nécessite une étroite collaboration avec de nombreux acteurs internes et partenaires institutionnels.
Au sein de la Cellule de Gestion, vous rejoignez une équipe de 3 personnes dédiée au support administratif et réalisez des missions de gestion financière (comptabilité et marchés publics), d’administration générale et de ressources humaines.
Activités principales
Mettre en œuvre les opérations de gestion comptable
- Engager les dépenses et recettes en fonction des budgets
- Contrôler les factures et effectuer le pré-mandatement
- Vérifier les éléments financiers liés à l’exécution des marchés publics
- Solliciter les virements de crédits et décisions modificatives
- Veiller au respect des délais de paiement
- Établir les situations d’acomptes et joindre toutes les pièces justificatives de marchés
- Suivre les lignes de crédit et alerter la Direction le cas échéant
- Participer au recensement des besoins et à l’élaboration des budgets
- Suivre la bonne exécution des lignes budgétaires
- Réaliser des reports et des rattachements
- Réaliser le suivi du budget annexe dédié aux ZAC
- Réaliser les opérations complexes de fin d’exercice budgétaires (BP et BA ZONES)
- Traiter et renseigner les demandes d’informations émanant des différents interlocuteurs (services, entreprises, fournisseurs, TPM et autres)
- Suivre les suspensions et relances de factures
Réaliser la gestion administrative courante de la Direction
- Réaliser l’accueil téléphonique et physique
- Enregistrer et transmettre les messages en récoltant les informations essentielles ; orienter vos interlocuteurs vers les services compétents le cas échéant
- Prendre en charge les courriers dont la Direction est attributaire dans e-courrier (logiciel interne de gestion des courriers électroniques de la collectivité) et en assurer le suivi (traitement, attribution, réponses)
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers de manière pertinente
- Établir et mettre à jour les tableaux de bords et proposer des outils de pilotage et de suivi
- Garantir le suivi des dossiers spécifiques ; tenir informés les interlocuteurs de la Direction concernés
- Tenir à jour le suivi des réservations de salles de réunion et véhicules de service
Traiter les sujets RH déconcentrés
- Saisir et suivre les demandes de recrutement dans le logiciel dédié (Gestmax)
- Veiller au suivi et au respect de l’enveloppe budgétaire annuelle allouée à la Direction au titre des recrutements temporaires
- Réaliser un suivi rigoureux des absences, en lien étroit avec la DRH
- Programmer les visites médicales d'embauche des nouveaux agents et de suivi pour les agents de la Direction
- Gérer les comptes Chronotime (logiciel interne de gestion du temps) des agents de la Direction
- Déclarer mensuellement les astreintes et les heures supplémentaires
Veiller au bon fonctionnement matériel et logistique
- Gérer le matériel et les stocks de consommables de la Direction
- Recenser les besoins auprès des équipes
- Engager les commandes nécessaires
Compétences requises
- Formation spécialisée en comptabilité ou gestion administrative
- Une expérience professionnelle significative dans le domaine financier en collectivité constitue un atout
- Connaissance avérée des modalités d'application de la comptabilité publique et de la commande publique
- Connaissance des nomenclatures comptables
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ainsi que des usages et procédures administratives
- Parfaite maîtrise de l’outil informatique : logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Outlook, Internet) et SIG – la pratique du prologiciel de gestion Finances Sedit Marianne constitue un avantage
- Diplomatie, discrétion et disponibilité
- Dynamique et réactif, vous avez l'esprit d'équipe et de grandes qualités relationnelles
- Autonome et rigoureux, vous êtes doté d'un bon sens de l'organisation et de qualités rédactionnelles avérées
Conditions de travail
- Temps de travail : 36h09 hebdomadaires du lundi au vendredi
▻ Plages horaires fixes : de 09h00 à 11h30 & de 14h15 à 16h45
▻ Plages horaires variables : de 07h45 à 19h00 - 27 CA + 2 RTT libres / an + 1 RTT fixe / quinzaine ou ½ par semaine
- télétravail possible
- Rémunération statutaire et régime indemnitaire (RIFSEEP)
- Primes annuelles
- Participation de la collectivité aux frais liés
▻ aux transports en commun
▻ à la couverture mutuelle et prévoyance - Adhésion PLURELYA : accès à une offre de prestations d'actions sociales et culturelles de qualité (vacances, loisirs, grands événements, scolarité, aides financières, …)
- Parking gratuit
- Déplacements ponctuels sur le territoire communal - permis B requis
La Ville de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances ! Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
Lieu de travail :
144 avenue de Thionville 57050 METZ