Collaborateur Gestion des Assemblées Métropolitaines (H/F)
Rattachement :
Direction Générale des Services / Secrétariat Général MM
Missions
Sous la responsabilité de Madame la Secrétaire Générale, vous serez principalement chargé de :
- Préparer, instruire et assurer le suivi des actes et documents administratifs du Pôle Gestion des Assemblées métropolitaines
- Effectuer la préparation et le suivi des instances : Commissions, Bureaux et Conseils métropolitains
- Organiser et contribuer au bon déroulement des réunions du Conseil métropolitain
Activités principales
Préparer, instruire et assurer le suivi des actes et documents administratifs du Pôle Gestion des Assemblées métropolitaines
- Effectuer la mise en ligne sur l’extranet élus de documents mis à disposition des élus
- Rédiger, saisir et mettre en forme des documents administratifs (courriers, rapports-motions, tableau des décisions…)
- Centraliser les décisions prises par le Président, les Vice-Présidents et les Conseillers Délégués
- Procéder à la télétransmission des délibérations, décisions et arrêtés au contrôle de légalité
- Tenir des listes à jour et les transmettre aux Services de l’Eurométropole de Metz.
- Archiver les données de l'extranet élus.
Effectuer la préparation et le suivi des instances : Commissions, Bureaux et Conseils métropolitains
- Etablir et transmettre aux élus des invitations et convocations
- Relire et vérifier les projets de points transmis par les services pour inscription au Bureau / Conseil
- Préparer les dossiers pour les réunions
- Elaborer les procès-verbaux des Bureaux et Conseils métropolitains
- Procéder au découpage point par point des fichiers audios des interventions des élus
Organiser et contribuer au bon déroulement des réunions du Conseil métropolitain
- organiser la logistique liée aux réunions (réservation, mise en place de la salle...)
- Accueillir les élus et les faire émager
- Effectuer un suivi des élus présents / absents / excusés aux réunions tout au long de la séance
- Faire le lien avec les Conseillers métropolitains
- Prendre des notes
Compétences requises
- Maîtriser le fonctionnement des assemblées délibérantes d'une Métropole
- Connaître les compétences exercées par l'EuroMétropole de Metz
- Connaître les services de l'EuroMétropole de Metz, les élus métropolitains, les correspondants des communes membres de l'EuroMétropole
- Connaître les techniques de secrétariat : écriture abrégée et prise de note
- Avoir des notions sur les techniques et outils de communication
- Avoir des connaissances sur la durée de conservation obligatoire de certains documents
- Maîtriser l'outil informatique
- Organiser la logistique liée à une réunion
- Maîtriser les règles d'expression écrite
- Savoir alimenter une base de données
- Etre rigoureux et consciencieux
- Savoir faire preuve de retenue, de diplomatie, être respectueux du protocole
Conditions de travail
- Horaires dynamiques (réunions ponctuelles en soirée)
- Etre titulaire du Permis B
> Temps de travail :
• 27 jours de congés annuels + 23 jours de RTT par an
> Rémunération :
• Rémunération + primes annuelles (13e mois, complément de rémunération...)
> Autres avantages :
• Transport :
o Parking gratuit et local vélo
o gare ferroviaire et routière à proximité du bâtiment
• Participation de la collectivité aux frais liés :
>aux transports en commun (75% de l'abonnement)
>à la couverture mutuelle et prévoyance
• Adhésion PLURÉLYA : Accès à une offre de prestations d'actions sociales et culturelles de qualité (vacances, loisirs, grands événements, scolarité, aides financières, …)
L’Eurométropole de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.