Assistant Administratif et Financier (H/F)

Mettre en œuvre les opérations comptables

• Recenser les propositions budgétaires des Directions et les saisir sur le logiciel dédié
• Saisir les engagements en dépenses et en recettes des Directions
• Etablir les bons de commandes, organiser la mise à la signature et suivre les commandes
• Vérifier les imputations budgétaires et la disponibilité des crédits
• Réceptionner, contrôler les factures et pièces justificatives et effectuer le pré-mandatement
• Etablir des demandes de reports et de rattachements
• Engager les dépenses et recettes en fonction des budgets
• Solliciter des virements de crédits et des décisions modificatives ; rédiger les certificats administratifs
• Suivre les subventions relevant des Directions
• Concevoir et renseigner des tableaux de bord de suivi des budgets, des opérations suivies en AP/CP, des dépenses relevant de subventions
• Suivre les lignes de crédit et alerter les Directions en cas de dépassement

Effectuer et contrôler l’exécution administrative et financière des marchés publics et conventions

• Participer à la rédaction des marchés publics en lien avec le DAF et aux côtés des opérationnels
• Vérifier les éléments financiers liés à l’exécution des marchés publics
• Saisir les marchés dans l’outil de gestion comptable
• Réaliser le versement des avances sur marché
• Réaliser l’édition des ordres de service, des avenants si besoin, des situations d’acompte et des certificats de paiement
• Suivre les retenues de garantie
• Etablir le Décompte Général Définitif (DGD)

Contribuer aux missions RH déconcentrées dans la DAF 

• Apporter le premier niveau d’information RH
• Saisir et suivre les demandes de recrutement dans GESTMAX (logiciel interne dédié au recrutement)
• Veiller au suivi de l’enveloppe annuelle allouée à la DGA au titre des recrutements temporaires et alerter le DAF le cas échéant
• Programmer et réaliser le suivi des visites médicales (nouveaux arrivants, périodiques, …)
• Réceptionner et enregistrer les arrêts maladie dans CHRONOTIME (logiciel interne dédié à la gestion du temps) ; les transmettre ensuite à la DRH
• Compléter les déclarations d’accidents du travail
• Constituer les dossiers pour les médailles du travail
• Suivre les comptes CHRONOTIME des agents de la DGA
• Déclarer mensuellement les astreintes et les heures supplémentaires
• Commander les fournitures bureautiques et petits équipements