Assistant administratif en urbanisme (H/F)
Rattachement :
Urbanisme et Territoire / Application du Droit des Sols
Missions
Située au sein du département de la Moselle, l'Eurométropole de Metz est un territoire qui regroupe 46 communes. Tout en préservant l'indépendance de ses communes membres, elle assure une meilleure gestion territoriale et ouvre un horizon de développements plus vaste dans les domaines qui relèvent de sa compétence.
Pilier essentiel de la Direction Générale Adjointe Urbanisme & Territoire, le Pôle Application du Droit des Sols de l'Eurométropole de Metz assure l’instruction des autorisations et déclarations liées au droit des sols pour l’ensemble des communes de son territoire.
Au sein du Pôle Application du Droit des Sols, votre rôle consiste à :
- Organiser et coordonner la gestion administrative courante du Pôle
- Assurer l'établissement, la gestion et le suivi de documents et de dossiers spécifiques
- Etablir, exécuter, suivre le budget du pôle
- Accompagner les communes membres dans la mise en œuvre des bonnes pratiques
Activités principales
Organiser et coordonner la gestion administrative courante du Pôle
• Réaliser l’accueil téléphonique et physique
• Enregistrer et transmettre les messages en récoltant les informations essentielles ; orienter vos interlocuteurs vers les services compétents le cas échéant
• Prendre en charge les courriers dont le Pôle est attributaire dans e-courrier (logiciel interne de gestion des courriers électroniques de la collectivité) et en assurer le suivi (traitement, attribution, réponses)
• Diffuser des documents, informations en respectant les délais de transmission
• Rédiger et mettre en forme des documents et/ou courriers ; les mettre en signature et sous pli
• Synthétiser des notes et élaborer des comptes-rendus de réunion
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers de manière pertinente
• Établir et mettre à jour les tableaux de bords et proposer des outils de pilotage et de suivi
• Tenir à jour le suivi des réservations de salles de réunion, évènements et véhicules de service
• Préparer l’arrivée des nouveaux agents au sein du pôle
• Gérer le matériel et les stocks de consommables du pôle ; recenser les besoins auprès des équipes et engager les commandes nécessaires
Assurer l'établissement, la gestion et le suivi de documents et de dossiers spécifiques
• Planifier l'agenda du responsable, rappeler les informations importantes et transmettre les messages
• Organiser les rencontres avec les élus et les agents de la Métropole, les partenaires, les pétitionnaires
• Respecter et faire respecter le planning établi des navettes courrier à destination des communes et administrations
• Réaliser des statistiques sur les documents d’urbanisme
• Établir le rapport d’activité
• Piloter et suivre les demandes d’arrêté de commissionnement auprès des communes membres
• Renseigner les interlocuteurs sur la réglementation applicable et sur l'état d'avancement des dossiers en cours d'instruction
• Intégrer les documents numérisés dans le logiciel métier
Etablir et suivre le budget prévisionnel du pôle lié au matériel spécifique en lien avec la DAF
Accompagner les communes membres dans la mise en œuvre des bonnes pratiques
• Accompagner les administrés et les agents des communes dans leurs démarches en favorisant le recours à la dématérialisation
• Rechercher les servitudes et zonages de la parcelle d’un dossier
• Sauvegarder l’ensemble des pièces des dossiers numériques sur le serveur dédié
• Engager les consultations nécessaires à l’instruction
• Organiser un premier classement dans les archives de proximité
• Veiller au respect des délais de procédure
• S’assurer de la bonne exécution de toutes les étapes de la vie d’un dossier dématérialisé et de son versement sur PLAT’AU
(plateforme de l’Etat)
• S’assurer de la transmission de l’ensemble des documents (papier et numérique) et de la décision finale aux pétitionnaires par les
communes
• Réaliser le suivi administratif des arrêtés
Compétences requises
- Connaitre le cadre réglementaire de l’urbanisme et les procédures d'application du droit des sols, du Plan Local d’Urbanisme intercommunal
- Connaitre les usages et procédures administratives de la Fonction Publique Territoriale
- Connaitre les nomenclatures comptables et des modalités d’application de la commande publique
- Maîtriser l'outil informatique et les logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Outlook, Internet)
- Aisance relationnelle, sens de l'écoute et diplomatie
- Aisance rédactionnelle, esprit de synthèse
- Autonomie et rigueur dans l’organisation du travail
- Sens du service public et goût pour le travail en équipe
Conditions de travail
Temps de travail
• 39h10 hebdomadaires du lundi au vendredi
▻ Plages horaires fixes : de 09h00 à 11h30 & de 14h15 à 16h30
▻ Plages horaires variables : de 07h45 à 19h00 • 27 CA + 23 RTT / an
• Télétravail possible
Rémunération
• Statutaire + régime indemnitaire (RIFSEEP)
• Primes annuelles
• Participation de la collectivité aux frais liés
▻ aux transports en commun (75%)
▻ à la couverture mutuelle et prévoyance
Autres avantages
• Parking gratuit
• Amicale du personnel
• Adhésion PLURÉLYA : accès à une offre de prestations d'actions sociales et culturelles de qualité (vacances, loisirs, grands événements, scolarité, aides financières, …)
L'Eurométropole de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances ! Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.