Assistant aux affaires foncières et immobilières (H/F)
Rattachement :
Urbanisme et Territoire / Aménagement
Missions
Située au sein du département de la Moselle, l'Eurométropole de Metz est un territoire qui regroupe 46 communes. Tout en préservant l'indépendance de ses communes membres, elle assure une meilleure gestion territoriale et ouvre un horizon de développements plus vaste dans les domaines qui relèvent de sa compétence.
Au sein de la Direction de l’Aménagement, le Pôle Foncier et Immobilier constitue l’un des piliers de la stratégie patrimoniale de l'Eurométropole de Metz. Il assure la gestion juridique et administrative des propriétés du territoire, soit de façon directe, soit en support aux différents services. A ce titre, le Pôle contribue aux projets d’aménagement et met en œuvre la politique et les dispositifs définis par les élus à l’aide des outils immobiliers et fonciers existants.
Sous l’autorité du Responsable de Pôle et au sein d'une équipe composée de 7 personnes, votre rôle consiste à :
• Organiser et coordonner la gestion administrative courante du Pôle
• Assurer l'établissement, la gestion et le suivi de documents et de dossiers spécifiques
Activités principales
Organiser et coordonner la gestion administrative courante du Pôle
• Réaliser l’accueil téléphonique et physique
• Enregistrer et transmettre les messages en récoltant les informations essentielles ; orienter vos interlocuteurs vers les services compétents le cas échéant
• Prendre en charge les courriers dont la Direction est attributaire dans la boîte mail du Pôle et dans e-courrier (logiciel interne de gestion des courriers électroniques de la collectivité) et en assurer le suivi (traitement, attribution, réponses)
• Rédiger et mettre en forme des documents et/ou courriers ; les mettre en signature et sous pli
• Synthétiser des notes et élaborer des comptes-rendus de réunion
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers de manière pertinente
• Établir et mettre à jour les tableaux de bords et proposer des outils de pilotage et de suivi
• Être l’interlocuteur privilégié des autres services métropolitains et des partenaires de la collectivité pour toute interrogation ou vérification portant sur les propriétés de l’Eurométropole en lien avec le Livre foncier
Établir, traiter et suivre les documents et les dossiers spécifiques
• Préparer les dossiers de délibérations en vue des Commissions thématiques
• Préparer les parapheurs de signature à destination du circuit hiérarchique et/ou des élus et suivre le retour des décisions et délibérations du contrôle de légalité
• Rédiger des bordereaux d’envoi
• Établir des ordres de mission, des états de frais de déplacements
• Organiser la logistique liée à un évènement, une réunion, un déplacement (préparer les équipements, organiser la restauration, procéder aux diverses réservations, ...) ; diffuser les documents préalables et les informations utiles en amont d'une réunion
• Procéder au classement, tri et archivage numérique et physique des dossiers et des actes notariés
• Gérer et mettre à jour l’ensemble des outils de suivi mis en place au sein du Pôle : instrument de recherche et de classement des archives, tableau de suivi des délibérations, tableau de suivi des actes notariés, tableau de suivi des conventions en cours… etc
• Prendre en charge les formalités administratives et comptables liées au paiement des actes notariés en lien avec les Directions Administratives et Financières concernées
• Apporter assistance aux agents du Pôle, lorsque cela est nécessaire, sur les recherches et vérifications de propriété auprès du Livre Foncier
• Instruire et rédiger les autorisations d’accès permettant aux porteurs de projet et aux organisateurs de manifestation d’accéder aux sites dont Metz Métropole est propriétaire ou gestionnaire
Compétences requises
• Formation spécialisée en gestion administrative
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ainsi que des usages et procédures administratives
• Connaissance des règles du Code de la propriété des personnes publiques, des procédures d’acquisition/cession d’une collectivité publique, des règles de la domanialité publique
• Maitrise des règles de l’expression écrite (grammaire, orthographe, conjugaison, syntaxe et style)
• Parfaite maîtrise de l’outil informatique : logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Outlook, Internet) et SIG
• Organisé, autonome et réactif, vous êtes doté d'un bon sens de l'organisation et de grandes qualités relationnelles
• Autonome, disponible et rigoureux, vous disposez de qualités rédactionnelles avérées
• Discret et diplomate, vous avez le sens du service public et goût pour le travail en équipe
Conditions de travail
Temps de travail
• 39h10 hebdomadaires du lundi au vendredi
▻ Plages horaires fixes : de 09h00 à 11h30 & de 14h15 à 16h30
▻ Plages horaires variables : de 07h45 à 19h00 • 27 CA + 23 RTT / an
• Télétravail possible
Rémunération
• Statutaire + régime indemnitaire (RIFSEEP)
• Primes annuelles
• Participation de la collectivité aux frais liés
▻ aux transports en commun (75%)
▻ à la couverture mutuelle et prévoyance
Autres avantages
• Parking gratuit
• Amicale du personnel
• Adhésion PLURÉLYA : accès à une offre de prestations d'actions sociales et culturelles de qualité (vacances, loisirs, grands événements, scolarité, aides financières, …)
L'Eurométropole de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances ! Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.