Assistant du Secteur Secrétariat Particulier et Protocole (H/F)
Rattachement :
Direction Générale des Services / Secrétariat Général MM
Missions
Sous la Responsabilité du Chef du Secteur Secrétariat Particulier et Protocole, l'assistant est chargé :
- d'accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs
- de traiter et suivre les invitations et représentations, en lien avec le Chef de Secteur
- d'apporter une assistance sur les missions du Protocole et un appui administratif au Secrétariat Particulier
- de gérer les loges sportives, traiter et coordonner les demandes auprès des élus en lien avec le Chef de Secteur et la Cheffe de Cabinet
Activités principales
Effectuer l'accueil et l'orientation physique et téléphonique du Cabinet :
- Accueillir les interlocuteurs, les renseigner et les orienter
- Filtrer les appels, transmettre les messages et alerter sur les situations sensibles
Traiter et suivre les invitations et représentations, en lien avec le Chef de Secteur :
- Enregistrer les invitations (reçues par courrier et mail) dans l’outil de suivi
- Solliciter les élus, leur assistant(e) et collaborateurs ainsi que les services pour la représentation du Président
- Organiser et réserver les déplacements des élus et collaborateurs
Apporter une assistance sur les missions du Protocole en lien avec le Chef de Secteur :
- Apporter un appui administratif (rédaction de courriers protocolaires, élaboration de listes)
- Etre présent sur les événements en appui du chargé de Protocole
- Suivre les demandes et mettre à jour les logiciels en conséquence
- Renseigner les services et directions sur l'état de traitement des dossiers en instance
- Garantir la transmission et la circulation des informations au sein du Secteur et du Cabinet
- Effectuer la mise à jour quotidienne de la Liste Officielle
Apporter un appui administratif au Secrétariat Particulier :
- Rédiger des courriers et autres documents administratifs
- Constituer des outils de suivi et des bases de données et les tenir à jour
- Effectuer le classement des dossiers ainsi que la gestion des archives
- Effectuer la gestion des fournitures
Gérer les loges sportives, traiter et coordonner les demandes auprès des élus en lien avec le Chef de Secteur et la Cheffe de Cabinet
Compétences requises
- Posséder une aisance rédactionnelle
- Maîtriser les techniques de secrétariat
- Maitriser les outils bureautiques (Pack Office, Outlook)
- Etre dynamique, autonome, et rigoureux
- Faire preuve d'aisance relationnelle et savoir s’adapter aux différents interlocuteurs
- Faire preuve de discrétion et de confidentialité
- Savoir anticiper et identifier l'urgence
- Savoir s'adapter aux horaires de travail au regard de l'activité du Secteur
Conditions de travail
>Rémunération : statutaire + primes annuelles
>Transport : Participation de la collectivité aux frais liés aux transports en commun (75% de l'abonnement)
>Autres avantages :
- Participation de la collectivité à la couverture mutuelle et prévoyance
- Accès au prestataire d'action sociale Plurélya - billetterie culture et loisirs, promotions sur des séjours et locations, chèques CESU, chèques vacances…
- Possibilité d'adhésion à l'Amicale du Personnel
Nous rejoindre, c'est :
- Faire le choix d'intégrer des équipes dynamiques et engagées
- Bénéficier d'un épanouissement personnel et professionnel
- Profiter des opportunités de mobilité et de carrière
L'Eurométropole de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances. Cet emploi est ouvert aux personnes en situation de handicap.