Assistant de direction - Habitat & Logement (H/F)
Rattachement :
Urbanisme et Territoire / Habitat et Logement
Missions
Devenue Métropole en 2018, l'intercommunalité qui regroupe 46 communes et 230 000 habitants, affirme ses ambitions stratégiques comme laboratoire historique en matière d'écologie urbaine et humaine, comme espace des liaisons européennes et comme territoire d'excellence. Combinant créativité et innovation dans les domaines de la culture, de l'art et des technologies, l'Eurométropole de Metz assure une meilleure gestion territoriale et ouvre un horizon de développements plus vaste dans les domaines qui relèvent de sa compétence, tout en préservant l'indépendance de ses communes membres.
Au travers de son Programme Local de l'Habitat (PLH), véritable feuille de route à long terme, l'Eurométropole de Metz ambitionne d’améliorer l’accès au logement pour tous et de s’investir sur tous les sujets (production d’une offre nouvelle accessible, rénovation et adaptation des parc public et privé, logement d’abord, accession à la propriété, logement étudiant…). Aussi, la politique menée en matière d’habitat et de logement a connu une véritable montée en puissance sur le territoire ces dernières années.
Sous l'autorité de la Directrice de l'habitat & du logement, votre rôle consiste à :
• Organiser et coordonner la gestion administrative courante de la direction
• Assurer l'établissement, la gestion et le suivi de documents et de dossiers spécifiques
• Veiller au bon fonctionnement matériel et logistique
Activités principales
Organiser et coordonner la gestion administrative courante de la direction
• Réaliser l’accueil téléphonique et physique
• Enregistrer et transmettre les messages en récoltant les informations essentielles ; orienter vos interlocuteurs vers les services compétents le cas échéant
• Prendre en charge les courriers dont la Direction est attributaire dans le logiciel interne de gestion des courriers électroniques de la collectivité et en assurer le suivi (traitement, attribution, réponses) ; assister les agents en cas de dysfonctionnement
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers de manière pertinente
• Gérer la boîte mail générique de la Direction (transférer les demandes aux agents en charge des dossiers le cas échéant…)
• Établir et mettre à jour les tableaux de bords et proposer des outils de pilotage et de suivi
• Garantir le suivi des dossiers soumis au Conseil Métropolitain et diverses commissions ; tenir informés les interlocuteurs de la Direction concernés
• Procéder aux démarches nécessaires à l’accueil de nouveaux arrivants et signaler tout départ d’agent aux différents services concernés (RH, DSI, Parc Auto, Accès bâtiment, dotation E.P.I…)
Assurer l'établissement, la gestion et le suivi de documents et de dossiers spécifiques
• Rédiger, mettre en forme et corriger des documents et/ou courriers
• Synthétiser des notes et élaborer des comptes-rendus de réunion
• Réceptionner, trier et transmettre les courriers et divers documents au sein de la Direction
• Établir des ordres de mission, des états de frais de déplacements
• Organiser la logistique liée à un évènement, une réunion, un déplacement (préparer les équipements, organiser la restauration, procéder aux diverses réservations, ...) ; diffuser les documents préalables et les informations utiles en amont d'une réunion
• Planifier l'agenda de la Directrice et des Chefs de Services : mettre à jour un planning et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et des échéances ; rappeler les informations importantes et transmettre les messages
Veiller au bon fonctionnement matériel et logistique
• Gérer le matériel et les stocks de consommables de la Direction
• Recenser les besoins auprès des équipes
• Engager les commandes nécessaires
Compétences requises
• Formation spécialisée en gestion administrative, secrétariat
• Une expérience professionnelle significative dans le domaine administratif en collectivité constitue un atout
• Connaissance avérée du fonctionnement des collectivités territoriales, des compétences communales et métropolitaines, ainsi que des usages et procédures administratives
• Parfaite maîtrise de l’outil informatique : logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Outlook, Internet) et SIG
• Parfaite maîtrise des règles de syntaxe, de grammaire et d'orthographe
• Lecture rapide et efficace de documents
• Discrétion, confidentialité et diplomatie
• Organisation, rigueur et disponibilité
• Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement
• Autonomie, polyvalence et adaptabilité face aux évolutions technologiques
Conditions de travail
Temps de travail
• 39h10 hebdomadaires du lundi au vendredi :
▻ Plages horaires fixes : de 09h00 à 11h30 & de 14h15 à 16h30
▻ Plages horaires variables : de 07h45 à 19h00
• 27 CA + 23 RTT / an
• Télétravail possible
Rémunération
• Statutaire et régime indemnitaire (RIFSEEP)
• Primes annuelles : 13ème mois, CIA
Avantages
• Participation de la collectivité aux frais liés :
▻ aux transports en commun (75%)
▻ à la couverture mutuelle et prévoyance (suivant le contrat choisi)
• Parking gratuit
• Amicale du personnel
• Adhésion PLURÉLYA : accès à une offre de prestations d'actions sociales et culturelles de qualité (vacances, loisirs, grands événements, scolarité, aides financières, …)
L'Eurométropole de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances ! Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.