Chargé de Protocole (H/F)
Rattachement :
Direction Générale des Services / Secrétariat Général MM
Missions
Sous l'autorité du Responsable du Secteur Secrétariat Particulier et Protocole et de la Cheffe de Cabinet, le Chargé de Protocole coordonne et assure l'organisation et la gestion des manifestations officielles et publiques en lien avec les services métropolitains et les partenaires extérieurs.
Activités principales
Accueillir des personnalités et des délégations étrangères, gérer et superviser le déroulement des activités prévues
Organiser des manifestations officielles et publiques :
- Aider les services métropolitains en matière de protocole pour l'organisation de manifestations officielles
- Contrôler et effectuer le suivi des fichiers protocolaires
- Contrôler et diffuser les invitations, rédiger des courriers d'invitations
Organiser l'activité du Protocole :
- Mettre en œuvre les outils de planification et les procédures
- Organiser et animer des réunions d'équipe et les débriefings des manifestations
- Piloter, suivre et contrôler les activités : repérages in situ avant l’événement avec les services ad hoc ; établissement des devis pour les différentes prestations (location de moyens matériels, traiteurs, produits publicitaires, achats de produits d'édition...) ; conception en lien avec le service Communication des invitations et des différents supports et veiller à leur validation ; être présent sur les événements
- Superviser le planning des réceptions - manifestations, les listes d'invités et le personnel de service
- Veiller au bon entretien du matériel nécessaire à l'activité du Service
Assurer la gestion de l'activité :
- Etablir le suivi budgétaire du Service
- Préparer et gérer le suivi des marchés publics, notamment sur les prestations de services traiteurs
- Gérer les stocks et coordonner le suivi et la remise des cadeaux protocolaires
Compétences requises
Savoirs :
Notions d'anglais et d'allemand
Qualités rédactionnelles
Ordonnancement des discours
Techniques de gestion, d'organisation et de planification
Savoir-faire :
Parfaite connaissance du décret de 1989
Techniques de communication et règles protocolaires
Fonctionnement des instances locales, nationales et des institutions de l'Etat
Savoir-être :
Bonne culture générale
Dynamique, autonome, et rigoureux
Faire preuve d'aisance relationnelle et savoir s’adapter aux différents interlocuteurs.
Faire preuve de discrétion et de confidentialité
Savoir anticiper et identifier l'urgence.
Adaptabilité et flexibilité des horaires de travail au regard de l'activité du secteur
Conditions de travail
L’Eurométropole de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances. Cet emploi est ouvert aux personnes en situation de handicap
Informations diverses - avantages :
- Rémunération statutaire + primes annuelles
- 25 jours de congés annuels (+ 2 jours de fractionnement) + 23 jours de RTT
- Participation de la collectivité aux frais de transports en commun à hauteur de 75%
- Santé / Prévoyance : Participation de la collectivité aux frais de mutuelle et prévoyance
- Action Sociale : Accès gratuit au prestataire Plurélya
- Possibilité d'adhésion à l'Amicale du Personnel
- Télétravail possible