Cadre de gestion administrative - Officier d'état civil (H/F)
Rattachement :
Direction Déléguée Proximité / Relations usagers
Missions
A seulement 1h20 de Paris et au cœur d'un espace de coopération regroupant des partenaires européens historiques (France, Allemagne, Luxembourg, Belgique), la Ville de Metz bénéficie d'une situation géographique offrant un rayonnement exceptionnel dont témoignent les nombreuses marques de reconnaissance obtenues en termes de qualité de vie et compétitivité. Capitale de l’écologie urbaine et ville jardin, cité créative UNESCO, territoire de 3 000 ans d’histoire, la Ville de Metz est également tournée vers l’innovation numérique et bénéficie de nombreuses formations d’excellence (innovation, recherche photonique). Elle est aussi un lieu de nombreux rendez-vous culturels et sportifs avec Constellations de Metz, Metz Handball, FC Metz, Moselle Open, le Centre-Pompidou-Metz...
Au cœur de la politique municipale de la Ville de Metz, la Direction Déléguée Proximité pilote les mairies de quartier et coordonne l'ensemble des initiatives territoriales axées sur la proximité et la relation avec les citoyens. Elle assure une articulation fluide entre les élus, les services municipaux et les services métropolitains (déchets, voirie...), avec pour objectif une réactivité et une efficience renforcées.
Acteur clé dans l’amélioration continue des services rendus à la population et dans l’accompagnement des agents de proximité, vous coordonnez les opérations liées à la gestion du Péristyle et de l’Annexe Gare en lien étroit avec la Cheffe de service.
A ce titre, vous réalisez les missions suivantes :
- Coordination des structures de proximité (Péristyle et Annexe Gare)
- Supervision de l'accueil et des formalités administratives
- Gestion administrative, logistique et institutionnelle
Activités principales
Coordination des structures de proximité (Péristyle et Annexe Gare)
- Être l’interlocuteur de référence entre la direction et l’équipe de proximité, en assurant un relais managérial efficace (appui technique)
- Veiller à la continuité de service et à la répartition équitable des tâches
- Tenir à jour un suivi de l'activité dans une logique d'amélioration continue (statistiques, indicateurs de suivi) pour permettre la mise en place d'actions correctives le cas échéant
- Faire évoluer, en vous appuyant sur votre expertise métier, certaines pratiques et mettre en place les outils de gestion nécessaires au suivi et à l'optimisation des pratiques
- Accueillir et suivre les dispositifs d’intégration d’agent nouvellement recruté ou stagiaire
- Prendre part à la formation interne (compétences techniques et procédures internes)
- Être force de proposition pour l’amélioration des procédures et l’optimisation des outils de gestion
Supervision de l'accueil et des formalités administratives
- Accueillir, orienter et renseigner le public
- Apporter un niveau précis de renseignements aux différents interlocuteurs ; apaiser les tensions éventuelles et solutionner les réclamations des usagers
- Garantir une qualité d’accueil physique et téléphonique, dans le respect de la confidentialité et des délais réglementaires
- Enregistrer et transmettre les messages en récoltant les informations essentielles ; orienter vos interlocuteurs vers les services compétents le cas échéant
- S’assurer de la qualité des prestations liées aux titres sécurisés (CNI, passeports), aux actes d’état civil, et aux attestations
- Traiter les demandes complexes et les situations particulières
- Suivre les flux d’usagers (gestion de l’affluence, fonctionnement des bornes interactives, documentation à disposition)
Gestion administrative, logistique et institutionnelle
- Prendre en charge la gestion des dossiers de Déclaration d’Utilité Publique (DUP) en lien avec le service juridique
- Rédiger des courriers administratifs, notamment à destination de la Préfecture
- Traiter les doléances citoyennes et prendre part aux instances de concertation de proximité
- Répondre aux sollicitations reçues via les canaux dématérialisés (ex : boîte e-connect)
- Produire des documents administratifs contractuels selon les besoins
- Gérer les besoins matériels et logistiques des structures (stocks, commandes, affichages, documentation)
- Veiller à la sécurité des locaux, des équipements sensibles et des titres sécurisés
- Garantir le bon fonctionnement des outils numériques et interactifs destinés au public
- Gérer la boîte mail générique du service et en assurer le suivi (traitement, attribution, réponses)
Compétences requises
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ainsi que des usages et procédures administratives
- Connaissance de la réglementation applicable au droit civil : procédures afférentes à l’instruction générale relative à l’Etat civil, aux formalités administratives et aux CNI/Passeports
- Aptitudes managériales, sens de l'écoute et diplomatie
- Maitrise des techniques de gestion et d'organisation de l'activité (tableaux de bord, gestion des flux)
- Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Outlook, Internet)
- Aisance relationnelle, sens de l'écoute et diplomatie
- Capacités d'adaptation à des situations complexes
- Dynamique et réactif, vous êtes doté d'un bon sens de l'organisation et de grandes qualités relationnelles
- Autonome et rigoureux, vous savez prioriser et respecter les délais
- Discret et diplomate, vous avez le sens du travail en équipe
Conditions de travail
Temps de travail
- 36h09 hebdomadaires du lundi au vendredi :
▻ Plages horaires fixes : de 09h00 à 11h30 & de 14h15 à 16h45
▻ Plages horaires variables : de 07h45 à 19h00
- 27 CA + 2 RTT libres / an + 1 RTT fixe / quinzaine ou ½ / semaine
- Télétravail possible
Rémunération
- Statutaire et régime indemnitaire (RIFSEEP)
- Primes annuelles : 13ème mois, CIA
Avantages
- Participation de la collectivité aux frais liés :
▻ aux transports en commun (75%)
▻ à la couverture mutuelle et prévoyance (suivant le contrat choisi)
- Amicale du personnel (participation aux frais de stationnement - parking Comédie par ex.)
- Adhésion PLURÉLYA : accès à une offre de prestations d'actions sociales et culturelles de qualité (vacances, loisirs, grands événements, scolarité, aides financières, …)
La Ville de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances ! Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.