Responsable Greffe (H/F)
Rattachement :
Direction Générale des Services / Secrétariat Général MM
Missions
Au sein de la Direction mutualisée des Affaires Juridiques et Assurances et dans le cadre des missions afférentes à la Cellule Greffe, le Responsable Greffe pilote la Cellule et assure le management du Collaborateur Greffe en répartissant les activités de sorte à former un binôme permettant la continuité du service.
Il effectue par ailleurs le traitement des demandes de communication des actes administratifs pour les deux collectivités, réalise une veille juridique et assure l'accompagnement de l'assistante juridique apprentie.
Activités principales
Manager la Cellule Greffe de la Direction Juridique et des Assurances :
- Piloter, organiser et planifier l’activité de la cellule greffe, de sorte à former un binôme permettant d’assurer la continuité du service
- Veiller à la qualité des actions menées dans le cadre de cette cellule
- Procéder aux entretiens d’évaluation professionnels.
Procéder à l'exécution et au suivi budgétaire de la cellule juridique :
- Engager les dépenses et/ou recettes
- Réaliser les clôtures budgétaires
- Solliciter ou effectuer des virements de crédits, des décisions modificatives
- Enregistrer les contrats/marchés et effectuer leur suivi administratif et financier
- Effectuer des relances auprès des fournisseurs
- Vérifier les factures et la régularité de la dépenses : justification du service faite et contrôle des pièces
- Effectuer les pré-mandatements
- Collaborer à la programmation budgétaire pluriannuelle (AC/CP), au recensement des besoins et à l'élaboration du budget
- Contrôler l’exécution budgétaire réalisée par le collaborateur greffe
Traiter et suivre les arrêtés portant délégation de fonctions, de signature, de représentation pour les deux collectivités :
- Rédiger les arrêtés portant délégation de fonctions, de signature, de représentation
- Rédiger les courriers à l’attention des autorités compétentes afférents à l’édiction desdits arrêtés, notamment Haute Autorité pour la Transparence de la Vie Publique, le Procureur
- Etablir un tableau de bord et des outils de suivi
- Effectuer la gestion du registre des arrêtés
- Contrôler le traitement effectué par le collaborateur greffe
Transmettre les actes au contrôle de légalité, pour publication/ affichage pour la Ville de Metz :
- Réceptionner, analyser les demandes de publication des actes au vu notamment de l’urgence qui peut être attachée à leur publication
- Procéder à la transmission des actes au contrôle de légalité via le logiciel dédié
- Assurer la transmission des actes en vue de leur publication
- Réceptionner, analyser et diffuser les demandes d’affichage
- Renseigner les tableaux de bord afférents.
Effectuer le suivi administratif et budgétaire des dossiers du tribunal du stationnement payant (TSP) : notification auprès du juriste concerné, mise en signature, envoi à la juridiction et au délégataire ; exécution budgétaire des ordonnances ; mise en forme des mémoires contentieux.
Assister l’ensemble de l’équipe en terme d'organisation du travail : suivi des tableaux de bord, suivi des communications, mise en forme des notes, courriers...
Traiter les demandes de communication des actes administratifs pour les deux collectivités : analyse des demandes, projets de réponse et suivi
Contribuer à la réalisation d'une veille juridique
Accompagner l'assistante juridique apprentie dans sa formation.
Compétences requises
- Connaissance de l’environnement juridique et du fonctionnement des collectivités territoriales, notamment communales et intercommunales
- Connaissance des circuits et procédures administratives
- Connaissance des délégations de signature
- Connaissance des documents comptables et budgétaires
- Maîtrise des techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes,…)
- Maîtrise des techniques de rédaction administrative (maîtrise grammaire, orthographe…)
- Maîtrise des techniques de recherches documentaires de l’information juridique
- Capacités d'analyse, de synthèse et de rédaction
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Internet, logiciels intranet, ...)
- Aptitudes à l'apprentissage des logiciels internes et des process administratifs
- Maîtrise des techniques et outils de communication
- Aisance à l'oral
- Savoir gérer les situations de stress
- Esprit méthodique, rigueur, organisation et autonomie dans la gestion des dossiers
- Qualités relationnelles et aptitudes au travail en équipe et en transversalité
- Esprit de synthèse et de concision
Conditions de travail
L’Eurométropole de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances. Cet emploi est ouvert aux personnes en situation de handicap
Informations diverses - avantages :
- Rémunération statutaire + primes annuelles
- 25 jours de congés annuels (+ 2 jours de fractionnement) + 23 jours de RTT
- Participation de la collectivité aux frais de transports en commun à hauteur de 75%
- Santé / Prévoyance : Participation de la collectivité aux frais de mutuelle et prévoyance
- Action Sociale : Accès gratuit au prestataire Plurélya
- Possibilité d'adhésion à l'Amicale du Personnel
- Télétravail possible