Instructeur administratif - Officier d'Etat Civil / Mairie de Quartier (H/F)
Rattachement :
Direction Déléguée Proximité / Proximité
Missions
Pour ses mairies de quartier, la Ville de Metz recherche un poste d’Instructeur Administratif – Officier d’Etat-Civil.
Au sein d'une Mairie de Quartier et sous l'autorité de son Responsable, votre rôle consiste avant tout à accueillir et renseigner le public.
Interlocuteur privilégié pour les questions relevant des prestations et services de proximité, vous intervenez notamment sur des missions de l'ordre des formalités administratives, de la délivrance de titres d’identité, du recueil des doléances et de la délivrance de copies d'actes d'Etat-Civil.
Vous devez aussi garantir l’organisation générale de la mairie de quartier.
Activités principales
Accueil du public
Prendre en charge l’usager dans ses démarches administratives
- Veiller à la gestion de l’affluence en mairie de quartier
- Prendre des rdv rendez-vous
- Recueillir la doléance de l’usager sur le support dédié et la transmettre à la personne référente
- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone
- Renseigner sur l’organisation des services de la commune
- Renseigner les personnes sur les services de l'état civil et les prestations en mairies de quartier
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents
- Gérer la documentation mise à disposition du public et actualiser régulièrement l’affichage d’informations
- Enregistrer et transmettre les messages ne relevant pas de vos compétences en récoltant les informations essentielles : identité, coordonnées, objet
- Actualiser la documentation et l’affichage à disposition du public
Instruction des demandes liées aux diverses formalités administratives
- Fournir à l’usager les dossiers à compléter s’inscrivant dans la compétence recherchée
- Réaliser des démarches administratives à domicile
- Délivrer les titres (CNI & passeports) pour les Agents habilités
- Délivrer les actes d’État civil pour les Agents habilités
- Délivrer les attestations d’accueil et tout autre document lié aux démarches de proximité
- Certifier l’identité numérique de l’usager
- Accompagner le Référent Dispositif de Recueil mobile en démarches à domicile sur les communes du territoire de l’Eurométropole de Metz
- Instruire les demandes : analyse, liste des pièces à fournir, vérification des éléments du dossier, enregistrement
- Délivrer des titres (CNI, passeports) et attestations d'accueil
- Encaisser les prestations payantes et réaliser les opérations de dégagement de fonds le cas échéant
Assister le Responsable sur les instances de quartier (sur base de volontariat)
- Établir et envoyer des invitations par courrier validé par le Responsable aux membres du Conseil de quartier n’ayant pas d’adresses
- Assurer le passage des micros en réunions publiques
- Organiser la salle pour la bonne tenue de la réunion et du pot de l’amitié avec les habitants du quartier
- Renseigner les usagers lors des réunions le cas échant et prendre leurs coordonnées si nécessaire
Garantir l’organisation générale de la mairie de quartier
- Rédiger des documents contractuels et tenir à jour le planning des salles
- Traiter la boite mail générique de la mairie de quartier
- Veiller à la continuité des stocks des consommables et alerter ou commander le cas échéant
- Alerter la personne référente en cas de dysfonctionnement
- Veiller à la sécurité des lieux et des titres (coffre-fort, alarme, etc)
- Accompagner et faciliter l’intégration d’un nouvel agent si nécessaire
Compétences requises
Connaissance de l'organisation territoriale et des procédures afférentes à l'Instruction Générale relative à l’État Civil (IGREC) et aux formalités administratives
Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels bureautiques courants
Esprit de synthèse
Rigueur et sens de l’organisation
Sens du contact
Sens du service public et du travail en équipe
Discrétion et confidentialité
Courtoisie, politesse, bienveillance et diplomatie
Conditions de travail
Déplacements occasionnels sur le territoire messin
Poste à temps complet - 36h09 /semaine
25 jours de congés annuels (+ 2 jours de fractionnement)
2 RTT libres / an + 1/2 RTT fixe un après-midi par semaine
Rémunération statutaire et régime indemnitaire (RIFSEEP)
Primes annuelles
Plurélya – prestataire d’action sociale (chèques vacances, billetterie…)
Amicale du Personnel Municipal
Participation de la collectivité aux frais liés
▻ aux transports en commun
▻ à la couverture mutuelle et prévoyance
Cet emploi est ouvert aux personnes en situation de handicap.