Officier d'état civil (H/F)
Rattachement :
Direction Déléguée Proximité / Population et élections
Missions
A seulement 1h20 de Paris et au cœur d'un espace de coopération regroupant des partenaires européens historiques (France, Allemagne, Luxembourg, Belgique), la Ville de Metz bénéficie d'une situation géographique offrant un rayonnement exceptionnel dont témoignent les nombreuses marques de reconnaissance obtenues en termes de qualité de vie et compétitivité. Capitale de l’écologie urbaine et ville jardin, cité créative UNESCO, territoire de 3 000 ans d’histoire, la Ville de Metz est également tournée vers l’innovation numérique et bénéficie de nombreuses formations d’excellence (innovation, recherche photonique). Elle est aussi un lieu de nombreux rendez-vous culturels et sportifs avec Constellations de Metz, Metz Handball, FC Metz, Moselle Open, le Centre-Pompidou-Metz...
Au cœur de la politique municipale de la Ville de Metz, la Direction Déléguée Proximité pilote les mairies de quartier et coordonne l'ensemble des initiatives territoriales axées sur la proximité et la relation avec les citoyens. Elle assure une articulation fluide entre les élus, les services municipaux et les services métropolitains (déchets, voirie...), avec pour objectif une réactivité et une efficience renforcées.
Au sein du Service état civil / cimetières, votre rôle est essentiel dans la relation de proximité avec les citoyens. Par votre écoute et votre expertise, vous facilitez leurs démarches et contribuez à la fiabilité des actes essentiels de la vie civile.
Activités principales
Accueil, information et accompagnement des usagers
- Accueillir, orienter et renseigner le public sur les démarches d’état civil et funéraires
- Apporter un niveau précis de renseignements aux différents interlocuteurs ; apaiser les tensions éventuelles et solutionner les réclamations des usagers
- Garantir une qualité d’accueil physique et téléphonique, dans le respect de la confidentialité et des délais réglementaires
- Enregistrer et transmettre les messages en récoltant les informations essentielles ; orienter vos interlocuteurs vers les services compétents le cas échéant
Traitement administratif des actes et dossiers
- Instruire et établir les actes de naissance, de décès et de concessions funéraires, ainsi que les formalités postérieures (déclarations, notifications, mentions)
- Traiter et suivre les dossiers de mariages, PACS, baptêmes républicains, y compris les démarches associées (convocations, enregistrements, cérémonies)
- Traiter les demandes de changement de prénom ou de nom de famille (majeurs et mineurs) conformément à la réglementation en vigueur
- Vérifier la conformité et l’authenticité des pièces justificatives (jugements, actes notariés, documents d’état civil)
- Rédiger les actes, assurer leur enregistrement, leur transmission et leur archivage (missions de greffe)
- Garantir la tenue, la mise à jour et la conservation des registres d’état civil ; contrôler et apposer les mentions marginales nécessaires
- Utiliser et alimenter les outils dématérialisés (AEC, COMEDEC, courrier) et contribuer à la modernisation et à la sécurisation des procédures
Compétences requises
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ainsi que des usages et procédures administratives
- Connaissance de la réglementation applicable au droit civil : savoir utiliser les différentes réglementations en la matière (dont le Code Civil), les lire et les interpréter si besoin, appliquer les procédures de rédaction des actes d'état civil
- Connaissance relative à l'Instruction Générale Relative à l’État Civil (IGREC) et aux formalités administratives
- Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Outlook, Internet)
- La connaissance de logiciels métiers spécifiques (siècle, éternité) constitue un atout
- Aisance relationnelle, sens de l'écoute et diplomatie
- Capacités d'adaptation à des situations complexes
- Autonomie, rigueur et organisation
- Sens du travail en équipe et respect des délais
Conditions de travail
Temps de travail
- 36h09 hebdomadaires du lundi au vendredi :
▻ Plages horaires fixes : de 09h00 à 11h30 & de 14h15 à 16h45
▻ Plages horaires variables : de 07h45 à 19h00
- 27 CA + 2 RTT libres / an + 1 RTT fixe / quinzaine ou ½ / semaine
Rémunération
- Statutaire et régime indemnitaire (RIFSEEP)
- Sujétion Officier État Civil
- NBI accueil
- Primes annuelles : 13ème mois, CIA
Avantages
- Participation de la collectivité aux frais liés :
▻ aux transports en commun (75%)
▻ à la couverture mutuelle et prévoyance (suivant le contrat choisi)
- Amicale du personnel
- Adhésion PLURÉLYA : accès à une offre de prestations d'actions sociales et culturelles de qualité (vacances, loisirs, grands événements, scolarité, aides financières, …)
La Ville de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances ! Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.