Assistant administratif et financier (H/F)

Concourir au montage et suivi des dossiers de la commande publique :

• Recenser et renouveler les marchés arrivant à échéance 
• Effectuer le planning des procédures à passer 
• Elaborer et mettre à jour le tableau de suivi des marchés publics (marchés en cours d’exécution, date de notification, reconductions éventuelles) 
• Collaborer à la rédaction des dossiers de consultation des entreprises, en lien avec la responsable des marchés publics et les services concernés, les avis d'appel public à la concurrence, et les publier 
• Analyser des offres en collaboration avec la responsable des marchés publics et le service concerné  
• Préparer les commissions d'appel d'offres et en assurer les comptes-rendus 
• Préparer le mandatement des acomptes et des avances 
• Ponctuellement : demander des devis et effectuer le suivi de travaux selon les besoins du service.

Exécuter les procédures budgétaires de l’établissement :

• Consulter et contrôler l’existence de crédits 
• Créer des tiers, des engagements, des bons de commandes, des mandats et titres 
• Intégrer, contrôler et transmettre les factures  
• Vérifier et contrôler la transmission des flux à la Trésorerie Municipale 
• Intégrer les marchés publics et veiller à la bonne exécution financière du SI FINANCES 
• Collaborer aux opérations de fin d’année 
• Réaliser des certificats administratifs 

Effectuer l’intérim du régisseur principal :

• Valider les commandes de Chèques d’accompagnements spécialisés (CAP) 
• Réceptionner les commandes en lien avec la Trésorerie Municipale 
• Garantir et sécuriser les remises en réception journalière des mandataires 
• Accompagner les mandataires dans leurs fonctions (former les mandataires, leur expliquer leurs rôles et leurs devoirs et vérifier la caisse après les remises de chèques)  
• Remettre les états à la Trésorerie 

Concourir au montage de dossiers administratifs :

• Collecter, exploiter et organiser des données administratives (marchés, finances) 
• Réceptionner les appels téléphoniques de la Direction administrative et financière 
• Recueillir, classer et archiver des documents 
• Rédiger et transmettre des documents administratifs 
• Renseigner des documents de suivi 

Mettre en œuvre l’archivage de l’établissement 

• Préparer et traiter l'archivage avec les services du CCAS, les archives municipales et Haganis (transport et destruction) 
• Rechercher les documents archivés pour les services