Cadre de gestion administrative / Officier d'Etat Civil - Mairie de Quartier (H/F)
Rattachement :
Direction Déléguée Proximité / Population et élections
Missions
Au sein de la Mairie de Quartier de Borny, et sous l’autorité de son Responsable, votre rôle consiste à le seconder dans toutes ses missions relatives à la bonne marche de la mairie, notamment :
Accueillir et renseigner le public (physique & téléphonique)
Superviser l’organisation et le bon fonctionnement des guichets d’accueil du public
Réaliser autant que de besoin les prestations de guichet (formalités et démarches administratives, délivrances de titres d’identité ou de voyage, d’actes d’Etat-civil, recueil de la doléance etc…)
Être l’interlocuteur de premier niveau des agents de guichets sur toutes les prestations qui y sont réalisées
Garantir l’organisation générale de la mairie de quartier en étant force de proposition
Seconder et assister le responsable de la mairie de quartier dans ses missions (gestion et relance de la doléance, organisation des instances de quartier)
Traiter la boîte mail générique de la mairie de quartier
Veiller à la continuité des stocks des consommables et alerter ou commander le cas échéant
Consulter et gérer Airs courrier : courriers arrivés et envoi de courriers, note…
Procéder aux demandes d’assistance informatique ou impressions dématérialisées
Assurer une veille dans les procédures d’archivage en lien avec les agents
Activités principales
Gestion des Mairies de quartiers et encadrement de proximité
Assister le responsable dans ses tâches quotidiennes (organisation de réunions, visites de terrain, rédaction de compte-rendu, gestion des doléances…) et le remplacer en cas d’absence
Seconder le responsable dans l'encadrement et l'animation de l'équipe d'agents de guichet sous sa responsabilité : planifier et répartir les activités, transmettre les consignes de travail, veiller à leur application et contrôler la qualité du service réalisé
Manager les agents en poste dans la structure
Gérer les situations conflictuelles et les tensions au sein de l'équipe
Proposer des axes d'amélioration en vue d'optimiser les pratiques professionnelles existantes
Accueillir et former les nouveaux agents
Participer à la gestion des plannings, congés et absence
Assurer en interne les demandes de travaux auprès des services techniques et leur suivi (gima)
Instruire les demandes de locations de salle
Coordonner les plannings des différentes permanences et activités assurées en mairie de quartier
Veiller à l'application des règles de sécurité et d'ergonomie au travail
Accueil du public
Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone, gérer l’affluence
Renseigner sur l’organisation des services de la commune
Renseigner les personnes sur les services de l'état civil et les prestations en mairies de quartier
Orienter le public vers les services ou organismes compétents
Gérer la documentation mise à disposition du public et actualiser régulièrement l’affichage d’informations
Enregistrer et transmettre les messages ne relevant pas de vos compétences en récoltant les informations essentielles : identité, coordonnées, objet
Recueillir les doléances, les organiser et les traiter selon les instructions du responsable de mairie
Instruction des demandes liées aux diverses formalités administratives
Mettre en œuvre les outils de planification et les procédures
Fournir aux usagers les dossiers à compléter s'inscrivant dans la compétence recherchée (Mariages & PACS, Décès)
Instruire les demandes : analyse, liste des pièces à fournir, vérification des éléments du dossier, enregistrement
Délivrer des titres (CNI, passeports) et des attestations d'accueil
Certifier l’identité numérique de l’usager
Relations fonctionnelles : les usagers, ANTS, Préfecture, Eurométropole, CCAS, services Ville de Metz, centres socioculturels/sociaux, associations, partenaires extérieurs…
Compétences requises
Formation de niveau Bac à Bac+2 en gestion des administrations, en droit public, de travailleur social ou de technico-commercial
Connaissance des procédures afférentes à l'Instruction Générale Relative à l’État Civil (IGREC) et maîtrise des formalités administratives
Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Microsoft Teams, Outlook, Power Point, Internet)
La pratique d'un logiciel dédié à la gestion de l'état civil constitue un atout
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
Capacité de management opérationnel et d’encadrement d’équipe
Bon relationnel, sens de l'écoute et diplomatie
Aisance rédactionnelle, esprit de synthèse
Autonomie, disponibilité et rigueur dans l’organisation du travail
Discrétion et confidentialité
Sens du service public et du travail en équipe
Une langue étrangère (anglais, allemand, arabe…) constitue un atout
Conditions de travail
Poste à temps complet - horaires réguliers, avec amplitude variable suivant les horaires d'ouverture au public
25 jours de congés annuels (+ 2 jours de fractionnement)
2 RTT libres/an + 1/2 RTT vendredi après-midi
Rémunération statutaire et régime indemnitaire (RIFSEEP)
Primes annuelles
Adhésion : Plurélya – prestataire d’action sociale (chèques vacances, billetterie…) et/ou Amicale du Personnel Municipal
Participation de la collectivité aux frais liés
▻ aux transports en commun
▻ à la couverture mutuelle et prévoyance
La Ville de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.