Agent d'accueil et de gestion administrative (H/F)

> Accueillir le public sur place ou par téléphone et savoir le renseigner et l'orienter

·         Accueillir le public avec amabilité, calme et discrétion

·         Recevoir, comprendre la demande du public

·         S’exprimer clairement

·         Reformuler les questions des usagers

·         Filtrer et orienter les appels téléphoniques

·         Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence

·         Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement du service

·         Gérer les situations de stress

·         Passer le relais au professionnel du RPE de permanence ou orienter vers les services compétents si nécessaire

>Gérer les tâches de secrétariat

·         Relever quotidiennement le courrier dans la boite aux lettres, le dater et le distribuer aux professionnels concernés

·         Gérer la navette courrier interne : dater et redistribuer aux professionnels concernés

·         Gérer la boite mail du Relais Petite Enfance en lien avec les professionnels du service : redistribuer les mails, y répondre et les archiver

·         Gérer les agendas partagés Outlook des professionnels du service : planifier les activités en fonction du planning en vigueur (administratif, permanence téléphonique, …), programmer les rendez-vous

·         Fixer les rendez-vous de préinscription aux familles après leur entretien avec le professionnel de permanence

·         Envoyer par mail des dossiers de préinscription aux familles en même temps que leur rendez-vous

·         Générer les différents courriers (non-admission, liste d’attente, …), et les envoyer par mail aux familles en collaboration avec les professionnels du RPE

·         Enregistrer de manière électronique les éléments du dossier de préinscription dans le pro logiciel

·         Gérer le parapheur électronique

·         Gérer la présence des usagers aux actions proposées par le RPE (inscription dans un tableau de bord et création de la feuille d’émargement)

·         Créer et gérer les différents tableaux de bord en lien avec l'organisation du service

·         Envoi aux parents par courriel, les listes des Assistants Maternels privés de Metz

·         Saisir les contacts du RPE dans le pro logiciel

·         Rédiger les comptes rendus des réunions de service

>Gérer l'espace d'accueil

·         Surveiller et contrôler l’accès au service

·         Organisation de l’espace d’accueil de manière conviviale

·         Gérer l'affichage et les supports de communication à la disposition des usagers