Rattachement :
Direction Générale des Services / Secrétariat Général MM
Missions
Sous la Responsabilité de la Responsable de la Cellule SI Usagers de la Direction Logistique, Relations aux Communes et aux Usagers, le gestionnaire d'applications Relations Usagers sera chargé :
- d'enregistrer le courrier entrant de l’Euro-Métropole dans E-courrier
- d'administrer les logiciels métiers de la relation usagers
- de développer les outils favorisants et facilitant la réponse à l’usager
- de contribuer aux outils de suivi de la relation usagers
Activités principales
Procéder à l’ouverture du courrier :
- Trier et scanner
- Lire les courriers afin de choisir la bonne typologie
- Indexer et attribuer les courriers dans les Directions
Paramétrer les applications de la relation usagers (E-courrier, Publik...) :
- Intégrer les modifications et mises à jour de l’application E-courrier
- Intégrer les modifications d’organisation ayant un impact dans E-courrier et Publik
- Mettre à jour les comptes utilisateurs des applications E-courrier et Publik (créer, modifier ou supprimer des comptes, créer des tiers destinataires...)
- Créer, trier et supprimer les formulaires ou les modèles de courrier
- Créer et tenir à jour les modes opératoires nécessaires à la bonne application de la fonction Courrier (par les utilisateurs comme par les administrateurs et référents)
- Participer aux Clubs Utilisateurs proposés par les éditeurs pour faire entendre la voix des clients et pousser au développement de nouvelles fonctionnalités
- Archiver les données dans les règles de l’art (RGPD, archives numériques...)
Diffuser l’information et faciliter l’usage des applications de la relation usagers :
- Assister les utilisateurs dans leur usage quotidien des logiciels de la relation usagers et les dépanner
- Préparer les supports pédagogiques
- Suivre et participer aux formations des utilisateurs aux logiciels de la relation usagers (E-courrier, Publik)
- Contribuer aux actions pour cadrer l’usage des logiciels par les utilisateurs
- Contribuer au développement de modèles de courrier pour les différentes directions métropolitaines
- Préconiser et prendre en charge des améliorations sur les formulaires existants
- Créer des formulaires et leur workflow sur Publik (inscription, enquête...)
- Créer des rôles, des fiches et des modèles de fiches, des agendas dans Publik
- Créer des guides utilisateurs (E-courrier, Publik...) en papier ou en vidéo
- Élaborer, avec le service demandeur, des services en ligne (formulaires, workflows, organisation...)
Créer sur BO, mettre à jour, améliorer et diffuser des tableaux de bord de suivi des différentes activités du pôle (courrier, affranchissement, accueil, services en ligne, parc auto, logistique...) de manière à permettre un pilotage précis :
- Analyser les tableaux de bord, alerter et accompagner les services
Compétences requises
De Formation Bac+2 Assistant de gestion / Assistant manager / DUT Informatique, vous pouvez faire valoir une expérience dans des fonctions similaires
- Connaître le monde des collectivités territoriales
- Connaître les techniques d’animation de formations
- Connaître le référentiel Services Publics +
- Connaître le RGPD
- Connaître les conditions d’archivage papier et numérique
- Maîtriser les outils bureautiques
- Maîtriser les applications de la relation usagers AirsCourrier et Publik
- Maîtriser l’application BO Webi pour tableaux de bord
- Maîtriser la collectivité, son organisation et son fonctionnement
- Mettre en oeuvre les techniques de gestion du temps
- Savoir rendre compte
- Savoir appliquer les modes opératoires définis
- Posséder des capacités d’adaptation
- Disposer de capacités de raisonnement
- Disposer d’un esprit de synthèse et de simplification
- Savoir travailler en équipe (coopération, recul, ouverture d’esprit)
- Disposer d’une aisance relationnelle
- Posséder le sens de l’organisation et rigueur
- Être autonome
- Faire preuve d’ouverture d’esprit
- Savoir prendre des initiatives
Conditions de travail
>Rémunération : statutaire + primes annuelles
>Transport : Participation de la collectivité aux frais liés aux transports en commun (75% de l'abonnement)
>Autres avantages :
• Participation de la collectivité à la couverture mutuelle et prévoyance
• Accès au prestataire d'action sociale Plurélya - billetterie culture et loisirs, promotions sur des séjours et locations, chèques CESU, chèques vacances…
• Possibilité d'adhésion à l'Amicale du Personnel
• 1 jour de télétravail possible par semaine
L’Eurométropole de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances. Cet emploi est ouvert aux personnes en situation de handicap.