Rattachement :
Attractivité / Conservatoire à Rayonnement Régional Gabriel Pierné
Missions
Au sein de la Direction Générale de l'Attractivité et sous l'autorité de la Directrice du Conservatoire à Rayonnement Régional, vos principales missions s'articulent autour d’un cadre défini par la Direction :
Vous assurez la planification et le contrôle administratif et financier du Conservatoire
Vous garantissez le bon déroulement des opérations administratives menées par la cellule en coordonnant l'ensemble des moyens humains, financiers et techniques nécessaires
Vous avez en charge le management et l’animation d’une équipe accueil et comptabilité.
Vous êtes membre actif du Comité de Direction du Conservatoire et vous participez à l’écriture, au suivi et au bilan du projet d’établissement.
Activités principales
Piloter la gestion budgétaire de l’établissement :
Anticiper et alerter la hiérarchie sur les risques administratifs et financiers relatifs aux activités du pôle / de la Direction
Conduire les procédures courantes de marchés publics
Instruire et suivre les dossiers de demandes de subventions :
Contrôler l'avancement et le mandatement dans le cadre des marchés publics
Elaborer et soumettre des prévisions budgétaires
Engager les dépenses en fonction du budget
Garantir le respect des procédures et la bonne exécution financière
Recenser, anticiper et analyser les besoins
Rédiger les rapports d'analyse des offres
Solliciter des virements de crédits, des décisions modificatives
Suivre et vérifier les facturations des prestataires
Suivre le budget et contrôler l'exécution budgétaire (crédits disponibles...)
Renseigner les logiciels métiers et tableaux de bord destinés à la comptabilité analytique
superviser en renseigner les tableaux de bord
Conduire la gestion administrative de l’établissement :
- Elaborer des tableaux de suivi et des tableaux de bord
- Moderniser, optimiser les procédures administratives
- Guider la mise en œuvre des changements et évaluer les résultats
- Contrôler la conformité des documents administratifs et/ou comptables
- Maîtriser les procédures administratives et veiller à leur application
- Rédiger, saisir et mettre en forme des documents administratifs (courriers, contrats, avenants...)
- Concevoir le tableau de bord de suivi des conventions et suivre sa mise en œuvre
- Concevoir et mettre à jour les conventions de l’établissement
- Entretenir des relations avec les partenaires associatifs et les partenaires financiers
- Suivre la cellule d'écoute et de signalement pour les usagers du service
- Etre en lien avec les partenaires, et plus spécifiquement le lien autour des structures médico-sociales dans le cadre du développement de la salle Musique et Handicap
- Préparer les bureaux et conseils métropolitains
Encadrer et manager le service accueil et comptabilité :
- Mettre en place une organisation de travail adaptée favorisant le développement des compétences des collaborateurs dans le respect des orientations définies au sein du service et dans une logique d’amélioration continue
- Planifier et répartir les activités selon les priorités du secteur
- Transmettre les consignes de travail et veiller à leur application
- Traiter et diffuser les informations nécessaires au bon fonctionnement du secteur (réunions, briefs, notes, ...)
- Favoriser l’expression et la participation des agents, par des temps d’échanges visant à créer une cohésion au sein du secteur
- Elaborer et/ou veiller à la mise à jour de la documentation, procédures du secteur…
- Conduire les entretiens professionnels annuels
- Evaluer les besoins en formation
- Vérifier l'application des règles de sécurité et d'ergonomie au travail
Contribuer à la gestion du personnel :
- Organiser la prévision, la gestion, le suivi et le contrôle des heures supplémentaires
- Organiser l'accueil et l'intégration des nouveaux arrivants
- Contribuer aux procédures de recrutements permanents et temporaires en lien avec les RH
- Organiser la mise en œuvre des remplacements en lien avec les RH
- Contribuer à la conception le plan de formation collectif du service et assurer sa mise en œuvre
Compétences requises
Connaître les applications financières du code général des collectivités territoriales
Connaître la comptabilité analytique
Connaître les modalités d'application du Code des Marchés publics
Maitriser les nomenclatures comptables
Maitriser le procédures et phases d'élaboration du budget d'une collectivité territoriale
Maitriser les règles budgétaires et comptables
Maitriser le fonctionnement des collectivités territoriales
Connaître les usages et procédures administratives de la Fonction Publique Territoriale
Logiciels bureautiques (Word, Excel, Power Point, Outlook, publik...) : caractéristiques et fonctionnalités
Connaître les règles d'hygiène, de sécurité et d'ergonomie liées à l'activité
Maîtriser la conduite de projet
Maîtriser les techniques d’encadrement
Maîtriser l’outil informatique, les logiciels bureautiques courants
Maîtriser les règles de l’expression écrite
Posséder des compétences d’organisation et de gestion du temps
Respecter la confidentialité de certains documents ou dossiers, discrétion
Disposer de capacités d’adaptation et de prise de recul
Être rigoureux et consciencieux dans l’organisation et l’exécution du travail
Être capable d’interpeller un responsable fonctionnel ou hiérarchique sur les situations ou dossiers sensibles (devoir d’alerte)
Être créatif, être capable de dépasser l’existant
Disposer d’excellentes qualités relationnelles
Disposer d’excellentes techniques de communication (rendre-compte, synthèse, analyse, registres)
Conditions de travail
Temps de travail du lundi au vendredi (occasionnellement, travail le samedi, dimanche, jours fériés ou soirs)
Temps de travail défini en fonction du calendrier scolaire : 40 heures hebdomadaires en temps scolaire, 36 heures hebdomadaires hors temps scolaire
Congés imposés durant les fermetures annuelles de l’établissement : 3 semaines en été et 2 semaines à Noël
Horaires dynamiques
▻ Plages horaires fixes : de 09h00 à 11h30 & de 14h15 à 16h30
▻ Plages horaires variables : de 07h45 à 19h00
Poste éligible au télétravail, à partir de 3 mois d'ancienneté
Rémunération statutaire et régime indemnitaire (RIFSEEP)
Primes annuelles
Participation de la collectivité aux frais liés
▻ aux transports en commun
▻ à la couverture mutuelle et prévoyance
Adhésion PLURÉLYA : accès à une offre de prestations d'actions sociales et culturelles de qualité (vacances, loisirs, grands événements, scolarité, aides financières, …)
Adhésion à l'Amicale du Personnel Municipal
L'Eurométropole de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances. Les candidatures de personnes en situation de handicap sont les bienvenues