Rattachement :
Direction Générale des Services / Secrétariat Général VDM
Missions
Au sein du Secrétariat Général de la Ville de Metz, vous êtes en charge de l'organisation des événements, des déplacements de Monsieur le Maire et de la bonne application du protocole. De plus, vous encadrez le service du protocole tout en assurant le pilotage de dossiers de fonds.
Activités principales
>Organiser des événements
· Planifier et coordonner les cérémonies officielles, réceptions et visites de personnalités
· Planifier et coordonner les cérémonies organisées par la Ville de Metz en présence de Monsieur le Maire
· Coordonner la logistique en amont, lors de la cérémonie et après
>Veiller à l’application du Protocole
· Veiller au respect du cérémonial, des règles de préséance applicables en Alsace-Moselle
>Piloter des dossiers de fonds
· Produire des notes protocolaires et courriers réservés
· Assurer les activités de Chancellerie : recueil des propositions de nomination aux ordres nationaux et rédaction des mémoires afférents
· Préparer, présenter et suivre le budget
>Encadrer le service du Protocole
· Organiser et piloter l’activité du service
· Encadrer et accompagner l’équipe en assurant la circulation de l’information
· Identifier les besoins et proposer des améliorations
· Être en mesure de remplacer un agent du protocole en cas d’absence ou d’empêchement
>Organiser les déplacements de Monsieur le Maire
· Préparer les remboursements des notes de frais
· Emettre des propositions d’hébergement et de moyens de transports en fonction de la législation en vigueur
· Suivre et gérer le planning en lien avec le ou les services concernés
Compétences requises
· Connaitre les règles protocolaires et notamment le décret de 1989 relatif aux cérémonies publiques
· Connaitre le fonctionnement des collectivités et instances locales, nationales et des Institutions de l'Etat ainsi que l’organisation des services de la Ville
· Posséder des notions d’anglais et éventuellement des notions d'allemand
· Avoir des notions de psychologie individuelle et sociale
· Savoir piloter, suivre et contrôler des activités
· Connaitre les principes et techniques d’animation
· Posséder des techniques de gestion et d'organisation de l'activité (gestion des flux, tableaux de bord)
Vos atouts pour ce poste :
· Vous maitrisez le protocole républicain, les usages diplomatiques et les règles de préséance
· Vous savez accueillir des personnalités et des délégations
· Vous maitrisez les logiciels de conceptions d’invitation ainsi que la suite Office
· Vous êtes à l’aise dans le suivi et la gestion des plannings
· Vous disposez d’une excellente expression orale et écrite
· Vous disposez d’une grande aisance dans la communication institutionnelle
· Vous savez faire preuve de discrétion et de diplomatie
· Vous savez faire preuve de réactivité et de rigueur organisationnelle
Conditions de travail
>Temps de travail
· Une grande flexibilité horaire est demandée sur ce poste (travail le week-end, horaires décalés)
· 27 CA + 2 RTT libres / an + 1 jour non travaillé toutes les deux semaines
· Télétravail possible à partir de 3 mois d'ancienneté
>Rémunération
· Statutaire et régime indemnitaire (RIFSEEP)
· Primes annuelles : 13ème mois, CIA
>Avantages
· Participation de la collectivité aux frais liés :
▻ aux transports en commun (75%)
▻ à la couverture mutuelle et prévoyance (suivant le contrat choisi)
· Amicale du personnel
· Adhésion PLURÉLYA : accès à une offre de prestations d'actions sociales et culturelles de qualité (vacances, loisirs, grands événements, scolarité, aides financières, …)
La Ville de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances ! Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.