Chef du service Administratif et Financier de l'Opéra-Théâtre de Metz (H/F)
Rattachement :
Attractivité / Opéra-Théâtre
Missions
L'Opéra-Théâtre, acteur incontournable du spectacle vivant en Lorraine : art lyrique, danse, théâtre, propose des œuvres accessibles aussi bien aux amateurs qu'aux néophytes. Il multiplie les rendez-vous et les actions destinés à accompagner tous les publics : des parcours pédagogiques, mais aussi des répétitions publiques, des rencontres artistiques, des apéritifs-concerts des artistes du Chœur et des conférences thématiques. L’Opéra-Théâtre, avec 85 agents permanents et une vingtaine de vacataires, est l’un des derniers de France à compter encore ses propres ateliers de décors et de costumes et son propre corps de ballet, aux tonalités classique et néo-classique. Son rayonnement international s’affirme d’année en année, misant sur l’identité transfrontalière de la Métropole.
Dans un contexte de préparation de deux saisons hors les murs durant les travaux de rénovation, vous serez rattaché hiérarchiquement au Directeur de l'Opéra-Théâtre, et sous son autorité, vous aurez en charge :
- l’encadrement de l’équipe administrative
- la gestion des ressources humaines
- la responsabilité administrative, financière et juridique de l'Opéra Théâtre en cohérence avec les exigences de programmation et de productions
Vous aurez également en charge d’assurer de manière privilégiée la suppléance du directeur dans ses fonctions administratives
Activités principales
Encadrer et animer une équipe
Animer, communiquer et valoriser le dialogue et la concertation au sein du service (réunions…)
Définir et décliner les objectifs du service : organisation, mission, ressources et conception d’outils de planification
Contrôler et évaluer les actions et coordonner les méthodes de travail
Participer à la réalisation de bilans d’activités
Encourager et soutenir le développement des compétences des agents
Piloter la gestion des activités RH de l’OT en lien avec la Direction des Ressources Humaines
Apporter un premier niveau d’informations RH aux agents et aux managers
Contrôler la gestion du temps de travail, les ordres de mission et les frais de déplacements des agents de l’OT
Coordonner et contrôler les contrats de recrutement des intermittents selon le budget alloué
Evaluer les besoins en recrutement et valider les demandes, en veillant au respect du budget alloué
Suivre les recrutements des agents permanents, remplaçants, vacataires… en lien avec les Ressources Humaines
Veiller à la mise à jour de l’organigramme et au suivi des postes
Coordonner la campagne d’entretiens professionnels et garantir la mise à jour des fiches de poste
Coordonner et superviser l’élaboration du plan de formation
Piloter la gestion et l’exécution budgétaire et financière de l’OT en lien avec la DAF de la DGA Attractivité
Préparer le budget de l’OT en tenant compte de la programmation artistique
Contrôler l'exécution budgétaire, l'engagement des dépenses, des recettes et la validité des écritures de fin d’année
Organiser la facturation et les refacturations diverses
Mettre en place les outils nécessaires au suivi financier des opérations
Diffuser les procédures, les alertes et les recommandations de la Direction des Finances
Maîtriser les procédures de passation des marchés publics et de rédaction des contrats
Définir et appliquer des procédures adaptées aux activités de l'établissement
Animer un système de contrôle (procédures, documents administratifs, traçabilité)
Etablir et suivre les conventions avec les autres théâtres et institutions partenaires (coproduction, locations, mises à disposition, prestations
diverses…)
Assurer un suivi analytique des productions
Constituer les dossiers de demande de subvention en lien avec le service approprié
Contrôler la gestion, les dépenses et les recettes, mettre en place et analyser des tableaux de bord, contrôler les régies
Participer aux procédures d'achat public et suivre l'exécution globale (technique et financière) des marchés publics
Moderniser, optimiser les procédures administratives et être force de proposition d'amélioration des procédures globales
Accompagner et sécuriser les procédures administratives, financières, juridiques et de commande publique
Sécuriser et optimiser les activités administratives et financières de l’établissement
Organiser les process et systèmes de contrôle
Elaborer des montages juridiques, administratifs et financiers et élaborer les dossiers associés
Contrôler l’élaboration des actes administratifs et financiers ainsi que la préparation des délibérations
Anticiper et alerter sur les risques administratifs et financiers liés aux activités de l’OT
Garantir le respect des procédures internes en matière de commande publique
Rendre compte des résultats au niveau de la commande publique
Accompagner les services dans la définition de leurs besoins, dans le choix des procédures en matière de commande publique et dans l'exécution des marchés publics
Superviser la régie de recette de l’OT
Assister et conseiller les équipes sur le plan juridique
Analyser une demande / un problème juridique donné, effectuer un diagnostic de l'état initial du problème, formuler une réponse juridique ou réglementaire, élaborer des notes juridiques, organiser le traitement de la demande de conseils juridiques
Alerter sur les risques juridiques encourus, communiquer et vulgariser les solutions juridiques, informer et conseiller, identifier les situations de conflits d'intérêts et mettre en place les processus de sécurisation appropriés
Participer aux Coordinations des Directions (Codir Plénier) de la collectivité
Contribuer à la définition des orientations stratégiques de la DGA Attractivité et de la collectivité
Traduire les orientations budgétaires stratégiques en plan d’action
Compétences requises
Diplôme de niveau Bac + 3 minimum dans le domaine des finances publiques, de la gestion de l’administration publique, du droit
Expérience confirmée sur un poste similaire souhaitée
Connaître les enjeux, évolutions et cadre réglementaire des politiques publiques du secteur d'intervention
Maitriser les techniques de management, d'organisation et de planification, de médiation et résolution de problèmes
Maîtriser les ressources humaines et la méthodologie de gestion de projets
Maitrise des règles financières et comptables des collectivités territoriales, code des marchés publics et modalités d'application
Connaître et mettre en oeuvre les techniques et supports d'analyse et de recherche documentaire de l'information juridique
Maîtriser et mettre en oeuvre les techniques rédactionnelles de notes spécifiques au secteur juridique
Connaître les principes de structuration et de rédaction des actes juridiques
Posséder de bonnes capacités d'adaptation, de réactivité et de diplomatie
Être autonome et force de proposition
Maîtriser la langue anglaise
Conditions de travail
Disponibilité en soirée et le week-end lors des spectacles et manifestations diverses,
Déplacements à prévoir entre les sites décentralisés et en cas de cessions ou coproductions
Poste à temps complet
Rémunération statutaire et régime indemnitaire (RIFSEEP)
Primes annuelles
25 (+2 bonus) CA + 23 RTT
Participation de la collectivité aux frais liés
▻ aux transports en commun
▻ à la couverture mutuelle et prévoyance
Adhésion PLURÉLYA : accès à une offre de prestations d'actions sociales et culturelles de qualité (vacances, loisirs, grands événements, scolarité, aides financières, …)
Adhésion à l'Amicale du Personnel Municipal
L'Eurométropole de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances. Les candidatures de personnes en situation de handicap sont les bienvenues !