Assistant administratif : administration générale (H/F)
Rattachement :
Services Urbains / DAF Services urbains
Missions
Sous l'autorité du Responsable Administratif et Financier, au sein de la Direction Administrative et Financière des Services Urbains, nous recherchons un professionnel chargé de réaliser la gestion et le suivi de documents administratifs métropolitains et municipaux, notamment liées aux transports exceptionnels et aux occupations du domaine public non soumis à des permissions ou arrêtés réglementaires ainsi que d'effectuer de l'accueil physique et téléphonique.
Activités principales
>Réaliser la gestion et le suivi de documents administratifs
· Rédiger, saisir, mettre en forme et envoyer des documents administratifs
· Organiser ses tâches en fonction du plan de charge
· Suivre les délais de traitement des courriers et effectuer des relances
· Trier et dispatcher courriers et documents
· Identifier les documents à conserver, déterminer le classement le plus pertinent et le mettre en œuvre
· Renseigner les tableaux de bord liés aux activités de la Direction Administrative et Financière / du service opérationnel
· Appliquer les procédures mises en place au sein de la Direction Administrative et Financière / du service opérationnel
· Commander les fournitures administratives
· Assurer une gestion des adresses courriels génériques
· Assurer le suivi des réservations des salles de réunion
· Suivre les parapheurs
· Rendre compte du travail effectué et alerter la hiérarchie, le cas échéant
· Saisir les demandes de travaux dans le bâtiment
>Effectuer l’accueil physique et téléphonique
· Analyser et traiter une demande d’informations / de conseils (mener des recherches, analyser des informations, formuler une réponse)
· Assurer l’accueil physique et / ou téléphonique
· Recevoir, filtrer et transférer les appels téléphoniques
· Informer et orienter les agents et usagers
· Enregistrer et transmettre les messages en récoltant les informations essentielles, orienter les interlocuteurs vers les services compétents le cas échéant
Compétences requises
· Connaitre le fonctionnement, les compétences des collectivités territoriales ainsi que leurs usages et procédures administratives
· Maitriser l’outil informatique et savoir rapidement prendre en main différents logiciels
· Maitriser les techniques de synthèse et de rédaction
Vos atouts pour ce poste :
· Vous disposez d’une bonne expression écrite et orale
· Vous êtes une personne autonome et rigoureuse
· Vous savez faire preuve de diplomatie, de discrétion et de disponibilité
· Vous savez prioriser et respecter les délais
· Vous disposez d’une aisance relationnelle facilitant le travail en transversalité et en équipe
Conditions de travail
> Conditions de travail :
· Poste basé rue Teilhard de Chardin - Metz Nord
· Activité partiellement mutualisée (Metz Métropole / Ville de Metz)
· Travail en trinôme
· Jusqu'à 2 jours de télétravail par semaine, à partir de 3 mois d'ancienneté
> Temps de travail :
· Horaires dynamiques I 39h10 hebdomadaires
o Plages fixes du lundi au vendredi : 09h00 à 11h30 et 14h15 à 16h30
o Plages variables du lundi au vendredi : 7h45 à 9h00 et 16h30 à 19h00
· 25 de congés annuels + 2 jours de fractionnement + 23 jours de RTT par an
> Rémunération :
· Rémunération statutaire
· Régime indemnitaire (RIFSEEP)
· Primes annuelles
> Autres avantages :
· Participation de la collectivité aux frais liés :
o aux transports en commun
o à la couverture mutuelle et prévoyance
· Adhésion à l’Amicale du personnel
· Accès au prestataire d’action sociale Plurélya - billetterie culture et loisirs, promotions sur des séjours et locations, chèques CESU, chèques vacances…
Nous rejoindre, c’est :
· Faire le choix d'intégrer des équipes dynamiques et engagées
· Contribuer à des projets ambitieux pour le territoire et ses usagers
· Profiter des opportunités de mobilité et de carrière
· Bénéficier d’un épanouissement personnel et professionnel
L’Eurométropole de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances. Cet emploi est ouvert aux personnes en situation de handicap.