Adjoint au chef du service état civil & cimetières - Officier d'état civil (H/F)
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A seulement 1h20 de Paris et au cœur d'un espace de coopération regroupant des partenaires européens historiques (France, Allemagne, Luxembourg, Belgique), la Ville de Metz bénéficie d'une situation géographique offrant un rayonnement exceptionnel dont témoignent les nombreuses marques de reconnaissance obtenues en termes de qualité de vie et compétitivité. Capitale de l’écologie urbaine et ville jardin, cité créative UNESCO, territoire de 3 000 ans d’histoire, la Ville de Metz est également tournée vers l’innovation numérique et bénéficie de nombreuses formations d’excellence (innovation, recherche photonique). Elle est aussi un lieu de nombreux rendez-vous culturels et sportifs avec Constellations de Metz, Metz Handball, FC Metz, Moselle Open, le Centre-Pompidou-Metz...
Au cœur de la politique municipale de la Ville de Metz, la Direction Déléguée Proximité pilote les mairies de quartier et coordonne l'ensemble des initiatives territoriales axées sur la proximité et la relation avec les citoyens. Elle assure une articulation fluide entre les élus, les services municipaux et les services métropolitains (déchets, voirie...), avec pour objectif une réactivité et une efficience renforcées.
Au sein du Service état civil / cimetières, vous secondez le Chef de service en prenant part à l’organisation et au pilotage de l'activité. En outre, vous veillez à la qualité et la régularité des actes officiels de la vie des citoyens et vous coordonnez les opérations liées à la gestion des sites funéraires municipaux.
Activités
🧑💼 Accueil, information et accompagnement des usagers
- Accueillir, orienter et renseigner le public sur les démarches d’état civil et funéraires
- Apporter un niveau précis de renseignements aux différents interlocuteurs ; apaiser les tensions éventuelles et solutionner les réclamations des usagers
- Garantir une qualité d’accueil physique et téléphonique, dans le respect de la confidentialité et des délais réglementaires
- Enregistrer et transmettre les messages en récoltant les informations essentielles ; orienter vos interlocuteurs vers les services compétents le cas échéant
📋 Traitement administratif des actes et dossiers
- Instruire et établir les actes de naissance, de décès et de concessions funéraires, ainsi que les formalités postérieures (déclarations, notifications, mentions)
- Prendre en charge la régie funéraire, son suivi et son contrôle
- Traiter et suivre les dossiers de mariages, PACS, baptêmes républicains, y compris les démarches associées (convocations, enregistrements, cérémonies)
- Traiter les demandes de changement de prénom ou de nom de famille (majeurs et mineurs) conformément à la réglementation en vigueur
- Rédiger les actes, assurer leur enregistrement, leur transmission et leur archivage (missions de greffe)
👥 Encadrement intermédiaire et coordination
- Assurer le pilotage opérationnel d'une équipe de proximité (organisation du travail, appui technique, suivi des plannings)
- Veiller à la continuité de service et à la répartition équitable des tâches
- Préparer et coanimer les réunions de service ; rédiger les projets de comptes rendus
- Tenir à jour un suivi de l'activité dans une logique d'amélioration continue (statistiques, indicateurs de suivi) pour permettre la mise en place d'actions correctives le cas échéant
- Faire évoluer, en vous appuyant sur votre expertise métier, certaines pratiques et mettre en place les outils de gestion nécessaires au suivi et à l'optimisation des pratiques
- Relayer les données RH de la cellule : congés, demandes de formation, etc.
- Accueillir et suivre les dispositifs d’intégration d’agent nouvellement recruté ou stagiaire
- Prendre part à la formation interne et à la montée en compétence des agents
- Assurer une veille juridique dans les domaines de l'état civil et du funéraire et favoriser l'harmonisation des procédures de travail
- Être force de proposition pour l’amélioration des procédures et l’optimisation des outils de gestion
Compétences requises
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ainsi que des usages et procédures administratives
- Connaissance de la réglementation applicable au droit civil : savoir utiliser les différentes réglementations en la matière (dont le Code Civil), les lire et les interpréter si besoin, appliquer les procédures de rédaction des actes d'état civil
- Connaissance de la législation et réglementation funéraire
- Connaissance relative à l'Instruction Générale Relative à l’État Civil (IGREC) et aux formalités administratives
- Aptitudes managériales avérées, sens de l'écoute et diplomatie
- Maitrise des techniques de gestion et d'organisation de l'activité (tableaux de bord, gestion des flux)
- Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Outlook, Internet)
- Aisance relationnelle, sens de l'écoute et diplomatie
- Capacités d'adaptation à des situations complexes, d'urgences ou de crise
- Dynamique et réactif, vous êtes doté d'un bon sens de l'organisation et de grandes qualités relationnelles
- Autonome et rigoureux, vous savez prioriser et respecter les délais. Discret et diplomate, vous avez le sens du travail en équipe
Conditions de travail
Temps de travail
- 36h09 hebdomadaires du lundi au vendredi :
▻ Plages horaires fixes : de 09h00 à 11h30 & de 14h15 à 16h45
▻ Plages horaires variables : de 07h45 à 19h00
- 27 CA + 2 RTT libres / an + 1 RTT fixe / quinzaine ou ½ / semaine
- Télétravail possible
Rémunération
- Statutaire et régime indemnitaire (RIFSEEP)
- Sujétion Officier État Civil
- Primes annuelles : 13ème mois, CIA
Avantages
- Participation de la collectivité aux frais liés :
▻ aux transports en commun (75%)
▻ à la couverture mutuelle et prévoyance (suivant le contrat choisi)
- Amicale du personnel
- Adhésion PLURÉLYA : accès à une offre de prestations d'actions sociales et culturelles de qualité (vacances, loisirs, grands événements, scolarité, aides financières, …)
La Ville de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances ! Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
Nous rejoindre, c’est :
- Faire le choix de rejoindre des équipes dynamiques et engagées
- Contribuer à des projets ambitieux pour le territoire et ses usagers
- Profiter des opportunités de mobilité et de carrière
- Bénéficier d’un épanouissement personnel et professionnel