Assistant en urbanisme (H/F)
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Devenue Métropole en 2018, l'intercommunalité qui regroupe 46 communes et 230 000 habitants, affirme ses ambitions stratégiques comme laboratoire historique en matière d'écologie urbaine et humaine, comme espace des liaisons européennes et comme territoire d'excellence. Combinant créativité et innovation dans les domaines de la culture, de l'art et des technologies, l'Eurométropole de Metz assure une meilleure gestion territoriale et ouvre un horizon de développements plus vaste dans les domaines qui relèvent de sa compétence, tout en préservant l'indépendance de ses communes membres.
Pilier essentiel de la Direction Générale Adjointe Urbanisme & Territoire, la Direction de l'Application du Droit des Sols de l'Eurométropole de Metz assure l’instruction des demandes d'autorisations et déclarations liées au droit des sols pour l’ensemble des communes de son territoire.
Au sein du Service assistance aux usagers, gestion des flux et des informations, vous intégrez une équipe de 5 personnes engagées au service du territoire !
En tant qu’assistant en urbanisme, vous êtes un maillon essentiel de la dynamique d’aménagement local. Au quotidien, vous facilitez la gestion des dossiers d’urbanisme et accompagnez les communes dans la mise en œuvre de leurs projets. Entre accueil, suivi administratif et appui technique, vous contribuez chaque jour à un urbanisme plus fluide et collaboratif.
Activités
Réaliser l’accueil physique et téléphonique
- Accueillir le public
- Analyser et traiter une demande d'informations / de conseils (mener des recherches, analyser des informations, formuler une réponse)
- Prévenir et apaiser les situations nécessitant de la médiation
- Informer et orienter le public
- Recevoir, filtrer et transférer les appels téléphoniques
Prendre en charge la gestion administrative, logistique et le suivi des documents utiles au bon fonctionnement de la Direction
- Réaliser l’accueil téléphonique et physique
- Enregistrer et transmettre les messages en récoltant les informations essentielles ; orienter les interlocuteurs vers les services compétents le cas échéant
- Prendre en charge, trier, tamponner et répartir les courriers et documents dont le pôle est attributaire dans le logiciel dédié et en assurer le suivi
- Saisir les dossiers arrivés au sein de la Direction
- Réaliser des extractions du logiciel Droit de cités concernant les consultations des concessionnaires
- Renseigner le logiciel métier des décisions des concessionnaires
- Recenser les documents, les scanner et les injecter dans Droit de cités
- Exécuter l’extraction des nouveaux dossiers
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers
- Constituer les dossiers physiques pour les instructeurs
- Rechercher les dossiers archivés avec peu d’informations
Accompagner les membres de la direction dans leurs activités quotidiennes
- Diffuser des documents, informations en respectant les délais de transmission
- Renseigner les interlocuteurs sur la règlementation applicable et sur l’état d’avancement des dossiers en cours d’instruction
- Intégrer les documents numérisés dans le logiciel métier
- Assurer la mise en ligne de documents
- Accompagner les administrés et professionnels dans leurs démarches en favorisant le recours à la dématérialisation par l’aide à la création et au suivi des dossiers notamment
- Indiquer les procédures à suivre (Droit de l’urbanisme en particulier)
- Tier, répartir les courriers et documents au sein de la Direction
Accompagner les communes membres dans la mise en œuvre des bonnes pratiques
- Accompagner les administrés et les agents des communes dans leurs démarches en favorisant le recours à la dématérialisation
- Rechercher les informations sur le SIG
- Sauvegarder l’ensemble des pièces des dossiers numériques sur le serveur dédié
- Organiser le classement dans les archives de proximité
- S’assurer de la bonne exécution de toutes les étapes de la vie d’un dossier dématérialisé et de son versement sur le PLAT’AU (plateforme de l’Etat)
- S’assurer de la transmission de l’ensemble des documents (papier et numérique) et la décision finale aux pétitionnaires par les communes
Accompagner la mise en place de la dématérialisation des autorisations du droit des sols et son suivi
- Vérifier les actions effectuées par les communes (guichets uniques) sur le logiciel métier (en matière de dématérialisation) et alerter ces dernières en cas d’oubli ou d’erreur
- Assister les agents des communes membres quant à l'utilisation du logiciel métier et s’assurer du respect des procédures mises en place pour ces dernières
- Assister le coordinateur à la formation des agents des communes membres quant à l’utilisation du logiciel métier
- Assister, sur des questions de base, les administrés/ professionnels à la saisine par voie électronique
Contrôler les retours des décisions pour l’ensemble des dossiers
- Réaliser le suivi administratif des arrêtés (renseignement des dates de décisions sur les dossiers de la Direction et sur le logiciel métier / contrôle des envois numériques)
- Classer les dossiers dans les archives de proximité
- Réaliser la gestion quotidienne des archives de proximité
Faciliter la gestion des dossiers
- Constituer les pochettes des nouveaux dossiers
- Préparer les fiches d’instruction numériques
- Rechercher les servitudes et zonages
- Exporter les dossiers numériques sur le serveur dédié
- Réaliser les consultations nécessaires à l’instruction
Compétences requises
- Formation spécialisée en gestion administrative, secrétariat
- Une expérience professionnelle significative dans le domaine administratif en collectivité constitue un atout
- Connaissance avérée du fonctionnement des collectivités territoriales, des compétences communales et métropolitaines, ainsi que des usages et procédures administratives
- Parfaite maîtrise de l’outil informatique : logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Outlook, Internet) et SIG
- Parfaite maîtrise des règles de syntaxe, de grammaire et d'orthographe
- Lecture rapide et efficace de documents
- Aisance rédactionnelle, esprit de synthèse
- Discrétion, confidentialité et diplomatie
- Intégrité, neutralité et discrétion professionnelle
- Faire preuve d'empathie, d'assertivité, de discernement
- Organisation, rigueur et disponibilité
- Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement
Conditions de travail
Temps de travail
• 39h10 hebdomadaires du lundi au vendredi
▻ Plages horaires fixes : de 09h00 à 11h30 & de 14h15 à 16h30
▻ Plages horaires variables : de 07h45 à 19h00
• 27 CA + 23 RTT / an
• Télétravail possible
Rémunération
• Statutaire + régime indemnitaire (RIFSEEP)
• Primes annuelles
Avantages
• Participation de la collectivité aux frais liés
▻ aux transports en commun (75%)
▻ à la couverture mutuelle et prévoyance
• Parking gratuit
• Amicale du personnel
• Adhésion PLURÉLYA : accès à une offre de prestations d'actions sociales et culturelles de qualité (vacances, loisirs, grands événements, scolarité, aides financières, …)
L'Eurométropole de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances ! Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
Nous rejoindre, c’est :
- Faire le choix de rejoindre des équipes dynamiques et engagées
- Contribuer à des projets ambitieux pour le territoire et ses usagers
- Profiter des opportunités de mobilité et de carrière
- Bénéficier d’un épanouissement personnel et professionnel